PENDAHULUAN
Secara
tata bahasa, pengertian kebudayaan diturunkan dari kata budaya yang cenderung
menunjuk pada pola pikir manusia. Kebudayaan sendiri diartikan sebagai segala
hal yang berkaitan dengan akal atau pikiran manusia, sehingga dapat menunjuk
pada pola pikir, perilaku serta karya fisik sekelompok manusia. Kemajuan suatu negara maupun perusahaan,
tidaklah dapat terlepas dari Budaya yang berkembang di negara maupun di perusahaan
tersebut.
Kaizen
(Perbaikan Berkesinambungan): Mendorong bangsa Jepang selalu memiliki komitmen
tinggi pada setiap pekerjaannya. Setiap pekerjaan harus dilaksanakan dan
diselesaikan tepat waktu dan sesuai jadwal, agar tidak menimbulkan pemborosan biaya.
Jika tidak tepat waktu sesuai jadwal, maka penyelesaian pekerjaan terhambat dan
menimbulkan kerugian. Perusahaan di Jepang menerapkan peraturan “Tepat Waktu”.
Inti Kaizen sendiri adalah optimal biaya dan waktu dalam menghasilkan produk
yang berkualitas tinggi. 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke)
merupakan “Intisari untuk Kaizen”.
5S berasal dari Jepang (beberapa orang
menyebut 5S sebagai Teknik Good
Housekeeping ala Jepang). Saat ini, 5S sudah diterapkan di banyak
perusahaan multinasional di berbagai negara. 5S bukan
hanya untuk perusahaan manufaktur. Perhotelan, perbankan, industri pariwisata,
perusahaan distribusi, retailer, dsb, juga bisa menerapkan 5S. 5S juga bertujuan meningkatkan
kualitas moral pekerja dan kebanggaan terhadap pekerjaan yang mereka
lakukan. 5S mudah sekali dipahami.
Tapi pelaksanaannya tidaklah semudah yang dibayangkan banyak orang. Hambatan
akan muncul dari banyak pihak, termasuk dari pemilik perusahaan (inisiator 5S
itu sendiri) dan dari pekerja.
5S sangat membutuhkan kesadaran visual oleh seluruh
sumber daya manusia dalam perusahaan, khususnya menyangkut ketelitian (visual control).
5S, berdasarkan filosofinya, pelaksanaan tidak
boleh dibolak-balik (urut dari S1, S2, S3, S4, dan S5). 5S harus direncanakan dengan matang (planning), terorganisasi (organizing), segera
dilaksanakan (actuating), dan diawasi (controlling)
pelaksanaannya,
PEMBAHASAN
5S adalah sebuah metode pengelolaan dan
pemeliharaan segala kegiatan di tempat kerja (termasuk sarana / prasarana
penunjangnya) dalam rangka mengoptimalkan kinerja perusahaan secara keseluruhan
(5S bisa dilakukan di seluruh bagian / departemen yang ada di perusahaan, tidak
hanya di lantai produksi).
5S dalam pelaksanaannya, sebaiknya
dilengkapi dengan check-list.
5S, jika dilakukan dengan
penuh komitmen akan mengurangi berbagai komponen biaya (biaya penyimpanan,
biaya kebersihan, biaya perbaikan/ perawatan, biaya penambahan ruangan, dsb).
5S, jika dilakukan dengan penuh komitmen,
diharapkan akan meningkatkan:
- Efisiensi.
- Efektifitas kerja.
- Produktivitas kerja.
- Kualitas moral pekerja.
- Tingkat defect yang rendah.
- Tidak ada kecelakaan kerja
- Kebanggaan pekerja terhadap pekerjaan dan perusahaan.
- Meningkatkan citra perusahaan.
5S adalah bagian intisari dari
kaizen yang mempunyai maksud dalam bahasa jepang yaitu (KAI) yang berarti perubahan dan (ZEN) adalah untuk menjadi baik. Sedangkan untuk 5s adalah Seiri, Seiton,
Seiso, Seiketsu dan Shitsuke. Mempunyai maksud dari masing-masingnya adalah sebagai berikut :
1. Seiri (整 理) (Ringkas – Sisih –
Keteraturan - Pemilahan - Sort)
Merupakan
langkah awal implementasi 5S, yaitu: pemilahan barang yang berguna dan tidak
berguna: Barang berguna di simpan sedangkan barang tidak berguna dibuang.
Dalam
langkah awal ini dikenal istilah Red Tag Strategy, yaitu menandai barang-barang
yang sudah tidak berguna dengan label merah (red tag) agar mudah dibedakan
dengan barang-barang yang masih berguna. Barang-barang dengan label merah
kemudian disingkirkan dari tempat kerja. Semakin ramping (lean) tempat kerja
dari barang-barang yang tidak dibutuhkan, maka akan semakin efisien tempat
kerja tersebut.
Keuntungan
yang akan di dapat dari penerapan seiri ini adalah penghematan pemakaian ruangan,
persediaan dan produk barang yang bermutu, dan kecepatan waktu pencarian barang
atau dokumen yang sedang di butuhkan. Sehingga menciptakan ruang kerja yg aman
dan nyaman.
2. Seiton (整 頓) (Rapi – Susun – Kerapian – Penataan - Set In
Order)
Seiton adalah langkah kedua setelah
pemilahan, yaitu: penataan barang yang berguna agara mudah dicari, dan aman,
serta diberi indikasi.
Dalam langkah kedua ini dikenal istilah
Signboard Strategy, yaitu menempatkan barang-barang berguna secara rapih dan
teratur kemudian diberikan indikasi atau penjelasan tentang tempat, nama
barang, dan berapa banyak barang tersebut agar pada saat akan digunakan barang
tersebut mudah dan cepat diakses. Signboard strategy mengurangi pemborosan
dalam bentuk gerakan mondar-mandir mencari barang.
Setelah menyortir semua barang atau file
yang tidak dipergunakan lagi, pastikan segala sesuatu harus diletakkan sesuai
posisi yang ditetapkan, sehingga selalu siap digunakan pada saat diperlukan. Pastikan
bahwa:
b.
Setiap tempat punya nama untuk barang
tertentu.
c.
Buat menjadi terorganisir dan
sistematis.
d. Beri
nama pada setiap tempat penyimpanan yang mudah diingat, dapat menggunakan kode
pada tempat penyimpan:
§ Bila berbentuk
barang, berikan label dengan nama atau visual sebagai ciri khas.
§ Bila berbentuk file
atau soft copy data, atur semua folder di komputer.
§ Pastikan agar mudah
mengidentifikasi, saat file, barang ataupun benda tersebut dibutuhkan, sehingga
tidak perlu membuang banyak waktu untuk mencarinya.
Keuntungan
yang akan didapat dalam menerapkan Seiton (Rapi – Susun – Kerapian – Penataan -
Set in Order):
- Kuantitatif :
a) Kendali
persediaan dan produk, secara efisien.
b) Waktu
pencarian yang cepat.
c) Proses
kerja yang lebih cepat.
d) Menghindari
kesalahan.
e) Meminimalkan
terjadinya kehilangan peralatan.
- Kualitatif :
a) Suasana
kerja akan lebih nyaman
b) Mendidik
dan meningkatkan disiplin karyawan.
c) Memacu
karyawan, agar terus menghasilkan ide yang kreatif.
d) Moral
karyawan menjadi lebih tinggi.
e) Merasa
aman di tempat kerja.
3. Seiso (清 楚) (Resik – Sapu – Kebersihan – Pembersihan –
Shine)
Setelah
menjadi rapi, langkah berikutnya adalah membersihkan tempat kerja, ruangan
kerja, peralatan dan lingkungan kerja. Tumbuhkan pemikiran bahwa kebersihan
merupakan hal yang fital dalam kehidupan, jika kita tidak menjaga kebersihan,
lingkungan akan menjadi kotor dan menjadi faktor utama terjangkitnya penyakit
tidak nyaman. Menyebabkan berkurangnya produktivitas dan berakibat banyak
kerugian. Lakukanlah pembersihan harian, pemeriksaan kebersihan dan
pemeliharaan kebersihan.
Bersih-bersih sebenarnya bukan sebagai aktivitas khusus dari suatu pekerjaan, tapi pekerjaan ini merupakan kesatuan
yang menjadi keseharian dari jadwal kerja seseorang. Dengan menggunakan Seiso ini maka area kerja
bisa tetap bersih setelah
mengerjakan pekerjaan maupun saat memulai pekerjaan tersebut. Dalam konsep ini maka akan menghindarkan dari
kesalahan ataupun hal yang aneh saat bekerja.
Langkah
yang sering dilakukan oleh seorang pekerja dalam konsep ini adalah dengan menata tools, setelah digunakan
dikembalikan ke tempatnya dan
dibersihkan dari kotoran. Jika tools
bermasalah maka bisa diketahui
dan digantikan dengan yang baru. Bila di kantor maka setelah bekerja,
file-file ditata kembali pada tempatnya semula.
Kebersihan
ini sangat penting, di kantor karyawan bisa menata kembali meja kerjanya dan sekelilingnya dari
dokumen-dokumen yang tidak terpakai. Sampah-sampah dibuang pada tempat sampah. Kegiatan ini adalah satu
kesatuan yang harus dilakukan setiap hari dalam jadwal
kerja. Sebagai nilai tambah, ketika anda mencari ingin mengambil dokumen yang dibutuhkan maka
tidak membutuhkan waktu lama dan segera bisa mendapatkannya dengan mudah. Kdang kebersihan ini dianggap sangat sepele
namun hasilnya sangat luar biasa bagi karyawan. Kebersihan ini akan membantu
proses bekerja dan juga proses operasional perusahaan. Kebersihan tidak hanya
dilakukan di kantor tapi juga bisa
dilakukan di tempat produksi atau pabrik.
Keuntungan
yang akan didapat dalam menerapkan Seiso (Resik-Sapu-
Kebersihan-Pembersihan–Shine):
- Kuantitatif:
a) Sistem
pengawasan persediaan dan produk yang lebih murah dan hemat.
b) Meminimalkan
biaya kerusakan pada peralatan.
c) Proses
kerja cepat dan tidak berulang.
d) Meningkatkan
kualitas produk.
e) Waktu
melakukan pembersihan lebih cepat.
- Kualitatif:
a) Suasana
kerja lebih nyaman dan ceria.
b) Karyawan
terus menghasilkan ide yang kreatif.
c) Moral
karyawan meningkat.
d) Aman
di tempat kerja.
4. Seiketsu (清 潔) (Rawat - Seragam - Kepatuhan - Pemantapan
- Standardized)
Seiketsu
adalah langkah selanjutnya setelah seiri, seiton, dan seiso, yaitu: penjagaan
lingkungan kerja yang sudah rapi
dan bersih menjadi suatu standar kerja.
Keadaan yang telah dicapai dalam proses seiri, seiton, dan seiso harus
distandarisasi. Standar-standar ini harus mudah dipahami, diimplementasikan ke
seluruh anggota organisasi, dan
diperiksa secara teratur dan berkala.
Tahap
ini adalah tahap yang sukar. Untuk menjaga ketiga tahap yang sudah dijalankan
sebelumnya secara rutin. Tahap ini dapat juga disebut tahap perawatan,
merupakan standarisasi dan konsistensi dari masing- masing individu untuk
melakukan tahapan-tahapan sebelumnya. Membuat standarisasi dan semua individu
harus patuh pada standar yang telah ditentukan.
Dapat dimotivasi dengan memberikan hadiah atau hukuman.
Konsep
tersebut merupakan sebuah standart baku yang menyatu dengan pekerjaan utama anda. Pembiasaan ini bisa
dilakukan dalam lingkup operasional
perusahaan dan menjadi hal yang
dilakukan terus menerus
untuk hasil yang maksimal. Pembiasaan
kadang merupakan hal yang biasa bagi perusahaan namun konsep ini sangat membantu kegiatan
operasional perusaaan dan kegiatan lainnya.
Keuntungan
yang akan didapat dalam menerapkan Seiketsu (Rawat-
Seragam-Kepatuhan-Pemantapan–Standardize):
- Kuantitatif :
a) Biaya
penyelenggaran operasi yang rendah.
b) Biaya
pengeluaran tambahan (overhead) yang rendah.
c) Efisiensi
dari proses meningkat.
d) Kuantitas
pengeluaran menurun.
e) Sedikit
keluhan dari pelanggan.
f) Produktivitas
karyawan meningkat.
- Kualitatif :
a) Mendidik
disiplin karyawan positif.
b) Karyawan
terus menghasilkan ide kreatif.
c) Kemahiran
karyawan meningkat.
d) Karyawan
setia kepada organisasi.
e)
Citra organisasi meningkat
5. Shitsuke ( 躾 け ) (Rajin – Senantiasa – Kedisiplinan – Pembiasaan – Sustain)
Konsep
ini merupakan fase terakhir dari serangkaian konsep 5S, penetapan pendisiplinan
ini merupakan proses panjang yang
berkelanjutan. Pemeliharaan kedisiplinan pribadi meliputi suatu kebiasaan dan
pemeliharaan program 5S yang sudah berjalan.
Bila
berada pada posisi sebagai atasan, buatlah standarisasi 5S serta berikan
pelatihan 5S, agar seluruh karyawan perusahaan dapat mengerti akan kegunaan
dari 5S sebagai dasar kemajuan perusahaan, karena dengan menerapkan 5S yang
praktis dan ringkas bertujuan pada efisiensi, pelayanan yang baik, keamanan
bekerja serta peningkatan produktivitas dan profit.
Keuntungan
yang akan didapat dalam menerapkan Shitsuke (Rajin- Senantiasa-
Kedisiplinan-Pembiasaan–Sustain):
- Kuantitatif :
a) Biaya
pengeluaran rendah.
b) Produktivitas
karyawan meningkat.
c) Kualitas
produk/layanan meningkat.
d) Memperoleh
manfaat dari pelaksanaan 5S.
e) Meminimalkan
kecelakaan di tempat kerja.
- Kualitatif :
a) Disiplin
karyawan meningkat dan inovatif.
b) Ketrampilan
karyawan meningkat.
c) Kesehatan
karyawan bertambah baik.
d) Karyawan
setia kepada organisasi.
e) Budaya
kerja antar tim yang tinggi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar